VW UP! Forum Nederland

Goedendag forummers,

Naar aanleiding van enkele misverstanden bij de meeting in Spijkenisse van 1-sept jl. even dit topic. We proberen van 'fouten' dan even te leren. Niets meer, niets minder......

Tijdens de stop in Oostvoorne bleek dat er met veel te veel mensen rekening was gehouden tbv de koffie en vlaai. Gerekend werd op een 60personen, maar er waren maar 20-25personen op komen dagen. Doordat er op meer was gerekend, waren er véél meer stukken taart besteld door de brasserie dan uiteindelijk nodig.
Er hadden zich 28 mensen (eigenlijk auto's, want niet wetende hoeveel berijders een bijrijder zouden meenemen) opgegeven, terwijl we uiteindelijk maar met 11 auto's de tocht gereden hebben. Gelukkig werden de extra bestelde stukken taart en koffie die niet genuttigd werden dan ook niet in rekening gebracht. Toch krijg je als organisator (Mick), maar ook als medeforummer die er wel was een klein schuldgevoel tov de brasserie.

Daarom zouden we in de toekomst willen vragen om bij meetings eerst te kijken of je kan komen, om daarna dan pas aan te melden als je toch vrijwel zeker weet dat je wél komt. Geen verwijt aan de mensen die op het laatste moment afzegden, of die zonder vermelding niet kwamen opdagen. We gaan er altijd van uit dat er dan een gegronde reden was om niet te komen....


Achteraf gezien was de reservering voor 60personen wat hoog ingeschat, maar ook hier proberen we in de toekomst beter op in te springen. Ook zullen we kijken naar de opzet van een meeting en deze dan duidelijk vantevoren laten weten. Denk dan aan zulkse zaken als bestellen van fris, koffie of andere lekkere versnaperingen.

Bezie dit als gewoon een kritische noot en geen verwijt ! Jammer dat het zo even gelopen was, maar zo kunnen volgende meetings ook weer leren en kunnen we elke opvolgende meeting dan nóg beter en grootser maken als alle voorgaande....

groetjes, JP

JuP ! schreef:Goedendag forummers,

Naar aanleiding van enkele misverstanden bij de meeting in Spijkenisse van 1-sept jl. even dit topic. We proberen van 'fouten' dan even te leren. Niets meer, niets minder......

Tijdens de stop in Oostvoorne bleek dat er met veel te veel mensen rekening was gehouden tbv de koffie en vlaai. Gerekend werd op een 60personen, maar er waren maar 20-25personen op komen dagen. Doordat er op meer was gerekend, waren er véél meer stukken taart besteld door de brasserie dan uiteindelijk nodig.
Er hadden zich 28 mensen (eigenlijk auto's, want niet wetende hoeveel berijders een bijrijder zouden meenemen) opgegeven, terwijl we uiteindelijk maar met 11 auto's de tocht gereden hebben. Gelukkig werden de extra bestelde stukken taart en koffie die niet genuttigd werden dan ook niet in rekening gebracht. Toch krijg je als organisator (Mick), maar ook als medeforummer die er wel was een klein schuldgevoel tov de brasserie.

Daarom zouden we in de toekomst willen vragen om bij meetings eerst te kijken of je kan komen, om daarna dan pas aan te melden als je toch vrijwel zeker weet dat je wél komt. Geen verwijt aan de mensen die op het laatste moment afzegden, of die zonder vermelding niet kwamen opdagen. We gaan er altijd van uit dat er dan een gegronde reden was om niet te komen....


Achteraf gezien was de reservering voor 60personen wat hoog ingeschat, maar ook hier proberen we in de toekomst beter op in te springen. Ook zullen we kijken naar de opzet van een meeting en deze dan duidelijk vantevoren laten weten. Denk dan aan zulkse zaken als bestellen van fris, koffie of andere lekkere versnaperingen.

Bezie dit als gewoon een kritische noot en geen verwijt ! Jammer dat het zo even gelopen was, maar zo kunnen volgende meetings ook weer leren en kunnen we elke opvolgende meeting dan nóg beter en grootser maken als alle voorgaande....

groetjes, JP

+1

ik sta hier helemaal achter

Goed verhaal. Alle begin is moeilijk.

Openstaan voor opbouwende kritiek. Goede start!

helemaal mee eens!

wat ik vooral ervaren heb, is het steeds moeten veranderen van de deelnemerslijst. de laatste dag heb ik dit niet meer gedaan.
wellicht kunnen we in het vervolg een dokumentje aan de post hangen waar een ieder zelf aan geeft of hij/zij komt en met hoe veel bijrijders.
ook via facebook kan er een event aangemaat worden, maar dat moet Tom even regelen.
datumprikker.nl zou ook mogelijk kunnen zijn.

de coördinaten in de route kunnen dus op een eenvoudige wijze geconverteerd worden zodat elke nav er mee om kan gaan.
Roel weet hoe dit werkt en misschien gaat hij dit nog posten.
de papieren route beschrijving leek goed te werken, wat ik gehoord heb.
paaltjes met pijlen ed. worden nog wel eens door grapjassen weggehaald en met spuitbus op de weg pijlen spuiten lijkt me ook weer iets te ver te gaan.
eventueel kun je met klak op de weg een pijl met een kwast tekenen, na een paar regenbuien is de pijl dan weer verdwenen.

de groep was groot genoeg of klein, zodat ik in mijn spiegels goed de safetycar kom waarnemen (Polo R)
het clubje bleef mooi bij elkaar. de route zelf was niet te kort en niet te lang en liep langs plekjes die erg mooi zijn.
het door dorpjes rijden vond ik erg leuk en dat zou ik bij een volgende meeting ook graag zien.

zelf heb ik erg genoten van deze dag en heb met plezier deze meeting georganiseerd.
volgend jaar wil ik het weer doen, andere locatie, andere tocht.
hopelijk zelfde weer .....

Even vooropgesteld dat de initiatiefnemer lof toekomt en dat ik me voor kan stellen dat de uiteindelijke opkomst toch enigszins teleurstellend was, moet ik toch een aantekening plaatsen bij "aanmelden".

Heb zelf in eerste instantie aangegeven dat ik t een leuk initiatief vond en t in de agenda zou zetten, maar nog niet wist of dat ik er bij zou kunnen zijn. Toch stond ik direct op de lijst van deelnemers. Op zich niet erg maar ik kan mijn mededeling toch niet als "aanmelding" zien.

Ik kan me indenken dat de organisator graag een lange lijst ziet van deelnemers maar ook wat t op de lijst zetten betreft moet er misschien iets minder voortvarend te werk worden gegaan.

Witte Reus schreef:Even vooropgesteld dat de initiatiefnemer lof toekomt en dat ik me voor kan stellen dat de uiteindelijke opkomst toch enigszins teleurstellend was, moet ik toch een aantekening plaatsen bij "aanmelden".

Heb zelf in eerste instantie aangegeven dat ik t een leuk initiatief vond en t in de agenda zou zetten, maar nog niet wist of dat ik er bij zou kunnen zijn. Toch stond ik direct op de lijst van deelnemers. Op zich niet erg maar ik kan mijn mededeling toch niet als "aanmelding" zien.

Ik kan me indenken dat de organisator graag een lange lijst ziet van deelnemers maar ook wat t op de lijst zetten betreft moet er misschien iets minder voortvarend te werk worden gegaan.

mee eens

Simpele oplossing: iedereen inschrijf geld laten betalen die je weer retour krijgt op de dag van de meeting.

Geen hoog bedrag maar genoeg om bestellingen van koffie en gebak af te dekken, is die leverancier ook tevreden en hoeft niemand een naar gevoel over te houden.